我們在上一次的專欄文章談到，很多年輕人在進入職場後，不清楚要如何才能做好專業的口頭或書面報告。這或多或少跟他們從小所受的「考試用作文訓練」過度強調「起承轉合」的格式，以及高度重視「比喻」與「故事」兩種修辭元素有關。無論如何，這並不代表從小學中文，以後就不會做報告。事實上，我們接下來就要舉出兩篇古文做例子，來說明即使用古文做教材，也可以學到如何做好專業報告。
不過，在介紹這兩篇古文之前，我們先來看一看，要做好專業報告，最好能遵循哪些原則：
第一，報告要有清楚的結構：
一般而言，職場中的表達溝通，不但要有結構，而且所使用的結構相當固定。為什麼大家要遵循這些固定的結構？一言以蔽之，因為這可以增進溝通效率，節省許多時間。當我們使用大家慣常使用的報告結構進行溝通時，別人就能預先知道我們接下來報告的大致進行方向，也因此可以更專注在實質內容上面。舉例而言，專業報告一般都會先說明結論。如果我們不這樣做，別人就必須分心猜測我們到底要在什麼時候才說明結論，或甚至聽不出我們的結論是什麼。更糟糕的情形是，如果我們一會兒說個笑話，一會兒來個結論，一會兒討論理由，一會兒又出現結論，同時中間還穿插個心情小故事，別人就會好像在看魔術表演一樣，必須不停猜測「到底這傢伙等一下還要從帽子裏變什麼出來？」
第二，先說明自己要回答的問題是什麼：
讓別人先知道我們要回答的問題是什麼，別人才能找到位置，開始有條不紊的吸收我們的結論與理由。事實上，先說明報告所要回答的問題是什麼，不只是表現自己的專業，也是表現對別人的尊重。大家的時間都很寶貴，所以在報告一開始就讓別人先清楚，他們為什麼要花時間來聽取這個報告，是一種基本禮貌。絕對不要讓大家一方面聽我們的長篇大論，一方面還要心裏嘀咕「到底他要回答什麼問題？到底我花時間在這裏做什麼？」
第三，一開始就說明自己的結論重點是什麼，而如果有好幾個重點的話，最好能明確加以分點：
專業報告結構跟「起承轉合」的作文格式最不一樣的地方，就是不把結論放在說明的最後（或者更糟的是，藏在說明的中間），而是在一開始就清楚表明。這有許多好處。首先，這讓我們的聽眾或讀者能夠用最短的時間抓到整個報告的重點與價值；其次，這會起到「綱舉目張」的作用，當我們把結論重點先分點說明出來，其實也是在協助自己先行組織接著要逐點說明的報告結構；最後，而且非常重要的一點是，這麼做可以強迫自己先把報告整體想清楚，而不會到時一邊講，還一邊在想：到底我現在討論的方向，等一下會通往何方？
第四，要有明確的結論：
不要以為不說出明確結論是一種謙虛的表現。不明確說明自己的結論是什麼，而要別人花心思推敲，不只浪費別人的時間，也等於是把別人置於一種「我出題，你來回答」的不平等地位，甚至可以說是不禮貌的作為。說得更明白一點，老闆所以花錢請我們，就是要聽到明確的結論與建議，而不是回答我們提出的問題。如果我們的結論只是提出好幾種可能性，然後要主管來做判斷的話，那我們應該付他薪資。
第五，根據所提出的結論重點，逐點說明這些結論的內容意涵，以及自己是如何推論出這些結論：
不要擔心用「第一點」、「第二點」的逐點說明方法看起來很死板，這種方法可以讓大家很快抓到報告的組織與條理。事實上，除非我們已經把要說明的內容清楚想過一次，否則就會發現根本沒辦法使用這種看起來最為素樸簡單的格式。在逐點說明的時候，要注意聽眾或讀者主要想知道的包括：「是什麼」（例如，如果報告說「這一項產品獲利前景可觀」，那麼「前景」是多久？「可觀」是多少？）、「為什麼」（例如，如果報告說「我們這一項服務需要改變」，原因是因為獲利下降？銷售減少？新服務類型的競爭？還是顧客反應？）、以及「會怎樣」（例如，如果報告主張「我們應該改變某種流程」，那麼不改變會有什麼影響？改變又有什麼好處？）。
第六，主要以事實與邏輯來說服他人：
在報告中，我們必須讓聽者或讀者清楚知道三個重點：「報告要回答的問題是什麼」、「報告的結論是什麼」、以及「到底是根據哪些事實與證據，推論出這些結論」。記住，在瞭解報告的結論之後，聽者或讀者一定等著報告者如何提出足以讓他們接受這些結論的理由，而事實與證據是最具有正當性，也最有說服力的理由。當然，在遵守專業報告結構的前提下，適當運用故事與比喻，可以提高聽眾或讀者的興趣，某種程度也可以加強說服力。但是不應該讓片面、個案性質的故事取代一般性的事實，或者讓比喻與聯想取代嚴謹的邏輯分析。沒有公司應當根據「我鄰居的小孩最近開始喜歡某一種產品」或「這一項產品市場的春天已經來了」這樣的說法來進行決策。
下次，我們要來介紹兩篇古文，第一篇是在《三國演義》中，劉備三顧茅廬後，孔明對他報告「閣下再來應該如何發展？」的〈隆中對〉。第二篇則是蘇洵討論「從六國被秦朝滅亡的經驗中，我們可以學到什麼教訓？」的〈六國論〉。有興趣的讀者，不妨先去把這兩篇古文翻出來複習一下，再看看它們是不是符合上面所說的六點專業報告原則？（待續）
