【前情提要】为了应对西奇媒体集团对东科的攻击,赵董事长召开了一次OST讨论会。欧教授介绍完OST的原则之后,大家脑袋里充满了问号。
东科媒体集团OST活动时间表
8:00~8:30 OST介绍
8:30~9:00 议题收集
9:00~12:30 前十个议题集思广益
12:30~12:40 新闻墙时间
12:40~13:30 午餐
13:30~17:00 后十个议题集思广益
17:00~17:10 新闻墙时间
17:10~18:00 Buffet Time 票选重大议题
18:00~20:00 分组聚焦讨论
20:00~21:00 分组负责人报告
OST的四个原则
1. 只要来的人就是对的人。
2. 不论何时开始都是对的时间。
3. 发生任何事都是对的事。
4. 该结束的时候,讨论就结束了。
紧接着,欧教授邀请大家到中间的白报纸上,写下二十个针对目前的危机可以提出来讨论的主题。
但大家却是你看我、我看你,现场陷入了一片观望,没有一个人主动出来写。
三分钟过去,Angel看了看欧教授的表情,似乎对于大家的无动于衷感到十分自在。但Angel实在受不了现场的一片寂静,冲到中间写下第一个主题:「用广播频道自我营销改善形象」。大家一见到有人开了头,也纷纷踊跃了起来。
「很好,你们启动的时间还算短的,我之前带过的企业有的僵持了十几分钟才有第一个人受不了冲出来写呢。」在大家写完需要讨论的二十个议题后,欧教授说了个笑话鼓舞着大家。
「难怪刚才看他都老神在在的,原来还有比我们更久才开始动作的喔!」第一个冲出去的Angel对着戴维抱怨。
「哈!或许就是知道有妳这样急性子的人,所以欧教授才能这样的『沉稳』吧。」戴维取笑着Angel。
欧教授开始宣布接下来的流程:「接着就是大家展开议题的时间,第一轮请大家按照我们宣布的四项原则,在房间的各个区块当蜜蜂和蝴蝶,先讨论前十个议题……」
随着各个小主题在会场各个角落的展开,每个小主题前面聚集了对这个议题有兴趣的人。虽然不同部门的人有的第一次见面,不过有人开口之后,气氛就渐渐变得像市集般喧闹。
这边「如何对抗西奇公司的攻击」主题的发起人Cindy正吆喝着大家贡献自己的想法……
巧音听到之后,马上加入Cindy这组讨论起来:「我之前遇到以前离职的员工,和他聊了一下,他说我们东科跟现在他们待的公司比起来,更重视员工福利,有机会他们都想再回来呢!我觉得应该找几个过去离职的员工来现身说法,证明我们公司是很重视员工的。」
在「『全民记者』如何才能更好」这个议题里,却是十分安静。原来大家正画着一张张的关联图,打算先盘点全民记者的缺点,期望想出个出奇制胜的好办法。
「量多、实时、快速是当初我们采用全民记者的初衷,但没想到仔细分析起来,影响竟然这么深远,整体来说是弊大于利啊!」雷新荣看了每个人从各自部门的角度列出的缺点后,十分惊讶。
「其实我之前也注意到了这个问题,但是却不知道该从哪边解决,从今天的分析图来看,或许全民记者可以建立个淘汰制,最后只要保留比较优秀的人才就行了!」原本充分运用双脚法则游走在各个区块默默观察的民调中心主任鲁统利,走到这边看到分析的关连图马上发挥蝴蝶四处贡献智慧的精神,道出他精辟的分析。
在茶点区,大家也没闲着,嘴里咬着食物,也不愿放弃交谈的机会,想法互相激荡着……
而赵东董事长则是穿梭在各个主题中默默观察,听听大家的点子。他也注意到,有些人对这个活动不太热衷,一副事不关己的样子;也有人在PDA上忙着自己的东西;有的人则坐得比较拘束,好像很紧张的样子。
很快的,三个半小时过去了。用完午餐,休息一会儿之后,后十个议题也接着展开。
那边「品管改进措施」的议题中,平时沉默的阿同伯也将他之前三番两次想要用程序来控制质量的心路历程说出来,帮助大家想出更好的方法:「我之前总共改了三次程序,每一次推出一个新程序,质量虽然会上升一点,但是不久之后却反而下降得更严重。我发觉这或许要透过双管齐下的方式才能真正达到质量的改进啊,单纯光靠程序的设计,是敌不过那些很想赚钱的记者的脑袋。」
「对对对!每次阿同伯程序一写好,我们就轻松一些,但之后新闻数就开始爆大量,而且质量反而更参差不齐,我们品管组的组员都快被突然暴增的新闻数给累垮了。」品管组的喜春听到阿同伯的分享,心有戚戚焉地吐着苦水。
而Angel和戴维拉了其他几个业务人员,正围着一起讨论着用甚么样的话术去挽回广告客户的心。
下午大家比较熟悉之后,活动更加热络,不断地有人跑来跑去这边说一句那边讲两句的。有时也有人妙语如珠,在房间的某个角落里爆出一阵笑声。大部分的议题都会自然地慢慢收敛,更聚焦地针对目前的危机进行讨论。
赵东找了个空档,非常高兴地走过来跟欧教授致意。
「小欧,真的好久不见啦!没想到Sandy搬来的救兵就是你,我一开始听到Sandy介绍她认识一位从国外回来、专门激发集体智慧的教授时,还在想说是何方神圣呢!一听到是你,我就安心了,从以前开始你就是那么让人感到放心啊。这次有了你的协助,这次的危机或许就是东科集团的转机!」赵东董事长握着欧教授的手,非常感激地说着。
「你太客气了。Sandy跟我说了你们目前遭遇的危机及开会的情况后,就想到或许用这个方式可以摆脱过去开会的模式。想出办法的是你们内部的员工啊,我只不过是创造了这么一个环境而已。」欧教授谦虚地响应着。
「给Sandy负责训练真是找对人了!而且透过这种方式,大家好像一下子从互相推托的心态跳出来了,整体变得非常有凝聚力!」赵东将他的观察心得讲了出来。
「是啊。因为过去开会的限制,所以很容易落入互相指责的情境。其实你们公司的同仁都已经意识到东科的危机迫在眉睫,我透过这个方式就可以引发他们贡献出集体的智慧,比起大家都没有共识的时候来得好多了。」欧教授也将他多年来的经验分享出来。
「原来是这样子的啊。」赵东恍然大悟地点点头。
「等一下将想法转换为行动的重头戏就要展开了。相信你们今天一定可以找出一个满意的解决方法,将危机变成转机的!」欧教授非常有自信地笑着说。
虽然欧教授很有自信,不过赵东一想到刚刚看到的那些没有全心投入的人,心里还是很介意……