蘿拉‧梅‧馬丁原本在谷歌(Google)銷售部門工作,負責服務50多家客戶,要接受客戶十萬火急的要求、Email與會議滿天飛。雖然剛開始應付不來,但她藉著排出精實、高效的工作流程,駕輕就熟地處理繁多事務,業績達標、客戶又滿意。蘿拉的表現引得谷歌人紛紛求教:「妳怎麼管理時間?」
不藏私的蘿拉開始教谷歌人管理時間和工作流程,教學效果卓越,她成為專職的「Google時間管理一姐」,專職投入谷歌生產力(Productivity@Google)計畫的開發,用Google Workspace的各項工具來幫助全體谷歌人。
這套方法名為「上線時間管理術」,就像一台電腦有「上線時間」(意指高效運轉時段),也有「停機時間」(保養、維修、充電時段),人也有「上線時間」(意指進入心流、生產力全開時段)和「停機時間」(徹底放鬆、好好休息的「Off」時段)。把你的時間管理好,每天(每週、每月、每年……)能夠一張一弛、勞逸互補,將會做到自己想做的任何事情,伴隨著踏實感與滿足感,這就是幸福和平衡人生的實踐。幸福並不是遠在天邊等你去追逐,善用每一刻,在對的時間好好完成對的事,幸福就會來找你。
想要讓工作和生活保持最佳狀態,平衡人生和幸福感的人,或許可以親身實踐這套《上線時間管理術》書中的做法。
從第177期開始,《看》雜誌編輯部與多家出版社合作,為讀者精選好書,經授權後以小篇文章形式,供讀者吸收好書精華。以下內容摘自原書。
書名:上線時間管理術:Google時間管理一姐的高效秘訣,找到工作/生活/自己的平衡與幸福
作者:蘿拉‧梅‧馬丁(Laura Mae Martin)
譯者:陳文和
出版社:商業周刊出版
類別:商業管理、時間管理、 高效工作法
出版日期:2024年8月1日
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Google Cloud策略與營運副總亞納斯‧歐斯曼(Anas Osman)在時間的價值這個課題上讓我學到很多。他非常通透地了解自己的時間價值。我留意到他總是差點趕不上班機,而他告訴我,「假如你不曾錯過5%的航班,那表示你在機場耗費了人生過多的時間!」他每年約有30趟搭機往返的差旅,而藉由「準時」、不提前抵達機場,他為自己節省了約60小時的時間。比起耗費60小時在機場候機,一年約錯失三次班機造成的不便確實相對較少!他的飛航差旅方式或許不是人人都認同,但他講究時間價值的深刻想法提供給我們重要的洞見。
或許他給我的最佳建議是,我們始終應把時間的價值放在心上。多數人認為,時間的價值就是工作上每小時勞動所得。但這不是他對時間價值的定義。
時間價值的更大關鍵在於,為了避開自己不想做的事情,你願為自己每小時的時間付出多少代價。假如你能提前一個小時回家和親人相聚,你願意付多少錢改航班?你願意花多少錢購買事先組裝好的新家具?如果粉刷一個房間會耗掉你一天的時間,你願意給多少錢請人代勞?(倘若你很愛粉刷房間,那又另當別論,這將影響你對時間價值的看法。因此你得考量這是不是自己超級不想做的事!)
再回頭來看我的居家辦公室實例。假設布置它要耗掉5小時的購物和擺設時間。基於這個估計,我明白,若請一位提供整套服務的室內設計師,將可獲得多少時間價值,而前提是我了解,做自己不想做的事平均每小時須付出多少時間代價。時間價值會隨著你當前在工作或生活上的優先要務、你的財務狀況、你的行程表的彈性而變動。然而,你應該不用苦思就能判定自己的時間價值。
我有位朋友每天親自手洗嬰兒奶瓶和各種小配件,我問她為何不用洗碗機,她回答,因為奶瓶不夠用。由於我關切的是生產力,於是問她,手洗和擦乾奶瓶及配件需要多少時間?據她估計,大約是15到20分鐘。我開始在腦中估算,然後明白她每年約耗費120多個小時(或15個工作天)洗奶瓶!這一切只為了省下均價約50美元的一組8個新奶瓶的費用。在這個案例中,明白自己每小時的時間價值,並乘以120小時,然後與購買新奶瓶的價錢進行比較,對她會很有用。除非她認定自己每小時的時間價值低於0.41美元,或者很享受洗奶瓶這件事,否則最好買一組可以使用多年的新奶瓶。
這件事恐怕各有各的想法,或許她從洗奶瓶找到樂趣、邊洗邊聽播客節目或進行其他活動。也有可能她的儲物空間不足,因此不想額外添購新奶瓶。然而,她當然值得考量自己時間的價值。
最重要的是把時間視為自己最珍貴的資源。在面對不確定是否值得投注時間的事情時,請思考以下問題:
(以上節選自《上線時間管理術》第2課〈說「不」的方法〉第46頁~第48頁)