我们在上一次的专栏文章谈到，很多年轻人在进入职场后，不清楚要如何才能做好专业的口头或书面报告。这或多或少跟他们从小所受的「考试用作文训练」过度强调「起承转合」的格式，以及高度重视「比喻」与「故事」两种修辞元素有关。无论如何，这并不代表从小学中文，以后就不会做报告。事实上，我们接下来就要举出两篇古文做例子，来说明即使用古文做教材，也可以学到如何做好专业报告。
不过，在介绍这两篇古文之前，我们先来看一看，要做好专业报告，最好能遵循哪些原则：
第一，报告要有清楚的结构：
一般而言，职场中的表达沟通，不但要有结构，而且所使用的结构相当固定。为什么大家要遵循这些固定的结构？一言以蔽之，因为这可以增进沟通效率，节省许多时间。当我们使用大家惯常使用的报告结构进行沟通时，别人就能预先知道我们接下来报告的大致进行方向，也因此可以更专注在实质内容上面。举例而言，专业报告一般都会先说明结论。如果我们不这样做，别人就必须分心猜测我们到底要在什么时候才说明结论，或甚至听不出我们的结论是什么。更糟糕的情形是，如果我们一会儿说个笑话，一会儿来个结论，一会儿讨论理由，一会儿又出现结论，同时中间还穿插个心情小故事，别人就会好像在看魔术表演一样，必须不停猜测「到底这家伙等一下还要从帽子里变什么出来？」
第二，先说明自己要回答的问题是什么：
让别人先知道我们要回答的问题是什么，别人才能找到位置，开始有条不紊的吸收我们的结论与理由。事实上，先说明报告所要回答的问题是什么，不只是表现自己的专业，也是表现对别人的尊重。大家的时间都很宝贵，所以在报告一开始就让别人先清楚，他们为什么要花时间来听取这个报告，是一种基本礼貌。绝对不要让大家一方面听我们的长篇大论，一方面还要心里嘀咕「到底他要回答什么问题？到底我花时间在这里做什么？」
第三，一开始就说明自己的结论重点是什么，而如果有好几个重点的话，最好能明确加以分点：
专业报告结构跟「起承转合」的作文格式最不一样的地方，就是不把结论放在说明的最后（或者更糟的是，藏在说明的中间），而是在一开始就清楚表明。这有许多好处。首先，这让我们的听众或读者能够用最短的时间抓到整个报告的重点与价值；其次，这会起到「纲举目张」的作用，当我们把结论重点先分点说明出来，其实也是在协助自己先行组织接着要逐点说明的报告结构；最后，而且非常重要的一点是，这么做可以强迫自己先把报告整体想清楚，而不会到时一边讲，还一边在想：到底我现在讨论的方向，等一下会通往何方？
第四，要有明确的结论：
不要以为不说出明确结论是一种谦虚的表现。不明确说明自己的结论是什么，而要别人花心思推敲，不只浪费别人的时间，也等于是把别人置于一种「我出题，你来回答」的不平等地位，甚至可以说是不礼貌的作为。说得更明白一点，老板所以花钱请我们，就是要听到明确的结论与建议，而不是回答我们提出的问题。如果我们的结论只是提出好几种可能性，然后要主管来做判断的话，那我们应该付他薪资。
第五，根据所提出的结论重点，逐点说明这些结论的内容意涵，以及自己是如何推论出这些结论：
不要担心用「第一点」、「第二点」的逐点说明方法看起来很死板，这种方法可以让大家很快抓到报告的组织与条理。事实上，除非我们已经把要说明的内容清楚想过一次，否则就会发现根本没办法使用这种看起来最为素朴简单的格式。在逐点说明的时候，要注意听众或读者主要想知道的包括：「是什么」（例如，如果报告说「这一项产品获利前景可观」，那么「前景」是多久？「可观」是多少？）、「为什么」（例如，如果报告说「我们这一项服务需要改变」，原因是因为获利下降？销售减少？新服务类型的竞争？还是顾客反应？）、以及「会怎样」（例如，如果报告主张「我们应该改变某种流程」，那么不改变会有什么影响？改变又有什么好处？）。
第六，主要以事实与逻辑来说服他人：
在报告中，我们必须让听者或读者清楚知道三个重点：「报告要回答的问题是什么」、「报告的结论是什么」、以及「到底是根据哪些事实与证据，推论出这些结论」。记住，在了解报告的结论之后，听者或读者一定等着报告者如何提出足以让他们接受这些结论的理由，而事实与证据是最具有正当性，也最有说服力的理由。当然，在遵守专业报告结构的前提下，适当运用故事与比喻，可以提高听众或读者的兴趣，某种程度也可以加强说服力。但是不应该让片面、个案性质的故事取代一般性的事实，或者让比喻与联想取代严谨的逻辑分析。没有公司应当根据「我邻居的小孩最近开始喜欢某一种产品」或「这一项产品市场的春天已经来了」这样的说法来进行决策。
下次，我们要来介绍两篇古文，第一篇是在《三国演义》中，刘备三顾茅庐后，孔明对他报告「阁下再来应该如何发展？」的〈隆中对〉。第二篇则是苏洵讨论「从六国被秦朝灭亡的经验中，我们可以学到什么教训？」的〈六国论〉。有兴趣的读者，不妨先去把这两篇古文翻出来复习一下，再看看它们是不是符合上面所说的六点专业报告原则？（待续）
