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大媒体小故事:28. 群策群力(上)

大媒体小故事:28. 群策群力(上)
第68期
简彰昱(慎思群创力顾问公司专员)

本期登场人物

*欧克顺(大学企管系教授)
 赵东董事长的高中同学。台湾最早引进OST的其中一位教授。曾辅导多个企业用自己员工的智慧突破困境。

*赵东(东科媒体集团董事长兼总裁)
 于高科技产业创业,最终跨足媒体业的领袖型人物。50几岁但看起来像70岁。

*魏巧音(东科媒体集团资通部软件开发组程序设计师)
 开发组的组花。个性率直,有一双清澈明亮的大眼睛。

*周戴维(东科时报广告业务经理)
 认同欧美文化的留美高材生。擅长业务资源分配。
 

*Angel(东科广播广告业务经理)
 性格直爽的女强人。在业务获利的模式上不停创新。
 

*Cindy(东科媒体集团发言人)
 威斯康辛大学媒体硕士。声音清脆甜美,表情能瞬间变化到完美状态。
 

*陈亿同(东科媒体集团资通部软件开发组项目经理)
 做事精细,吃苦耐劳。个性像个小老头,因此私下被称为「阿同伯」。

*鲁统利(东科媒体集团民调中心主任)
 拥有追根究柢的精神。彷佛能看透人心的目光,让人紧张。

  

平时只有尾牙时才会开启的东科大楼B1大礼堂,今天大门开敞着。

「来来来!大家赶快进来随便找个位子坐好就行。」一大早,赵东董事长就热情地招呼着东科的每位同仁进来坐。

平时几乎不太容易碰到面的各部门人员也都纷纷出现了。

「哇!这边有好多点心耶!有提拉米苏、黑森林、蜂蜜蛋糕,还有好多好多喔!」一走进会议室马上就被摆放在右边走道的美食所吸引的巧音,兴奋地喊着。

「唔,这些一张又一张的白报纸到底是要做甚么用的呢?」鲁统利主任推着他的金质细框眼镜,仔细地打量着已经预备好在墙上的大型白报纸。

「99、100、101、102……今天真的是全体大动员了吧!」老早就已经坐在椅子上的阿同伯默默地数着现场的座椅数量,心里想着到底会有多少人来。

只见现场你一言我一语的,进来会议室的每个人似乎都感受到今天是个很不一样的会议。

「今天是怎么搞的?只知道老董说今天要我们都放下手边的工作,来个大型的讨论会。一进来就看到摆了这么围着一圈又一圈的椅子,又不是要开尾牙。」看到早上的场景,Angel十足地吓了一跳,一脸疑惑地问着戴维。

「是啊。妳看旁边还有一排排的零食、点心、热食,这根本就像是在开同乐会了嘛。」戴维环顾着四周,脸上一样也是挂着许多问号。

「不过戴维你看,四周的墙壁十大区块贴着一张张的空白大海报纸耶。」Angel的好奇心驱使她仔细观察着四周不一样的布置。

「或许真的是很不一样的讨论吧?真不晓得老董在卖甚么关子。前几天看他还这么忧心忡忡的,怎么今天就突然变了个样?而且现在东科正面临着重大危机的紧要关头啊,真不晓得他怎么还能这么笑脸迎人。」戴维一语道出今天每位员工看到赵董事长时内心的声音。

前些日子对于西奇集团一天又一天用放大镜检视东科的缺点,赵东董事长原本期望与各部门的高阶主管们紧锣密鼓地开会后,能够想出甚么良方来,但是各个大小会议上,却只看到各部门主管之间的互相规避及指责,对于如何改善甚至是响应对手的指控却仍是一筹莫展。

马拉松式的会议完后,也只能由各个部门主管再向各自的部属施加压力要求尽快改善缺点,就像一盘散沙一样。因此,全公司上下都弥漫着一股重大危机感,就像处于高度的压力锅底下,随时都会爆开!

谁也没想到,赵东董事长今天却要大家都放下手边的工作来这边「讨论」?

只见公司除了留守办公室的行政助理之外,其余大部分的人都来了。

「今天的机会很难得,我们邀请到在引领产生集体智慧领域中颇有盛名的欧教授,带大家进行OST的讨论活动……」这时气质出众的Cindy手拿着麦克风,用她最甜美的声音念着拗口的名词,开启了这一整天的序幕。

Cindy将她的麦克风转交给了相貌十分和蔼的欧教授。「大家早安!OST又叫做『开放空间技术』,可能大家都没听过,但没有关系。我知道现在东科集团正面临着重大的危机,相信你们一定很希望能够度过这个难关。但要能够度过这个难关,只有倚靠你们共同的智慧才可以克服。只需要掌握几个基本原则,保证你们今天就会很满意地走出这个会场的!」站在圆心的欧教授精神抖擞地开始介绍今天活动的流程。

听到欧教授的话,有人马上开始露出狐疑的表情。有人则心想:有这么神吗?

「我知道大家都在怀疑,有怀疑的精神是很好的,但或许你们可以等到晚上活动结束后,再来看看我讲的这句话到底对不对!」欧教授似乎对于一般人初次接触时不可置信的表情十分习惯,继续讲了下去。

欧教授接着拿起了早已准备好的大字报,开始宣布今天要遵守的简单的四个原则:

1. 只要来的人就是对的人。

2. 不论何时开始都是对的时间。

3. 发生任何的事都是对的事。

4. 该结束的时候,讨论就结束了。

「除了这四个原则之外,你们还可以选择扮演蜜蜂或蝴蝶。当你们选择了某一个议题的时候,能够专注持续在这一个议题上做发想、讨论或记录,这就是蜜蜂;而你们也可以在各个议题中游走,去贡献你们的智慧,就像是蝴蝶一样到处飞来飞去,为各个议题添加色彩。另外,还有最重要的双脚法则,就是当你觉得自己在某一个议题没有生产力的时候,不要觉得难为情,这是OST赋予大家的权利。请马上启动你的双脚,走到你觉得可以贡献的地方。」欧教授简单地讲完之后,现场又是一片感到不可置信的喧闹……

平常习惯听讲师讲课的巧音,遇到这种情况有点无法接受:「嗯?就这样?讲师5分钟就讲完了?那接下来要做甚么?」

「只要做到这几个原则,可以产生不一样的想法解决公司的危机?」听完欧教授宣布的东西,Angel马上偷偷靠着戴维的耳朵讲出心底一阵阵的质疑。

「管他蜜蜂还是蝴蝶的,反正我们之前开会开了老半天也没想出甚么好办法来,或许就先照着欧教授这样做啰。」对于欧教授的话,戴维虽然也感到很怀疑,但一想到现在也没有甚么好方法。他一边安抚着Angel的情绪,一边暗自祈祷透过这个OST,真的能够带来不一样的效果。

甚么是OST

OST是Open Space Technology的英文缩写,即「开放空间科技」的简称。

创始人为哈里森‧欧文(Harrison Owen)。其目的是透过「圆圈」,让人们在其中,可以真诚、开放、自由地沟通,打开一个让创新得以生存的空间。

欧文曾经花了为期一年的时间筹备一个250人的国际会议,他发现虽然会议整体的感觉很棒,但其中最有用的,却是完全没有花费心力筹备的「咖啡茶点时间」。这促使他进一步深思,如何才能够把咖啡茶点时间所呈现出来的综效与兴奋感,和好的会议所应具备的成效结合在一起?

他回忆起1960年末在西非赖比瑞亚内地的一个小村落中,为村落中男孩的成年礼所举行的为期4天的各种仪式及庆典。他发现在庆典之前,并没有类似像计划委员会的组织,但是这500人的村落,却可以用开心的方式,自我管理了4天。这是怎么办到的?他发现有4项特色:

1. 圆形环状排列的村落,中心是开放的空间:透过「圆」创造沟通。

2. 庆典由外向内再由内向外,使圆圈充满活力:提供自然的呼吸韵律。

3. 社群公布栏:提供人们以简单的方式,确认大家对甚么感兴趣。

4. 村落市集:用有秩序的方法,将大家的兴趣汇集出来。

欧文创立开放空间技术的概念,就是透过这个经验所激发的灵感。

 

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