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大媒體小故事:28. 群策群力(上)

大媒體小故事:28. 群策群力(上)
第68期
簡彰昱(慎思群創力顧問公司專員)

本期登場人物

*歐克順(大學企管系教授)
 趙東董事長的高中同學。台灣最早引進OST的其中一位教授。曾輔導多個企業用自己員工的智慧突破困境。


*趙東(東科媒體集團董事長兼總裁)
 於高科技產業創業,最終跨足媒體業的領袖型人物。50幾歲但看起來像70歲。


*魏巧音(東科媒體集團資通部軟體開發組程式設計師)
 開發組的組花。個性率直,有一雙清澈明亮的大眼睛。


*周大衛(東科時報廣告業務經理)
 認同歐美文化的留美高材生。擅長業務資源分配。
 

*Angel(東科廣播廣告業務經理)
 性格直爽的女強人。在業務獲利的模式上不停創新。
 

*Cindy(東科媒體集團發言人)
 威斯康辛大學媒體碩士。聲音清脆甜美,表情能瞬間變化到完美狀態。
 

*陳億同(東科媒體集團資通部軟體開發組專案經理)
 做事精細,吃苦耐勞。個性像個小老頭,因此私下被稱為「阿同伯」。


*魯統利(東科媒體集團民調中心主任)
 擁有追根究柢的精神。彷彿能看透人心的目光,讓人緊張。

  

平時只有尾牙時才會開啟的東科大樓B1大禮堂,今天大門開敞著。

「來來來!大家趕快進來隨便找個位子坐好就行。」一大早,趙東董事長就熱情地招呼著東科的每位同仁進來坐。

平時幾乎不太容易碰到面的各部門人員也都紛紛出現了。

「哇!這邊有好多點心耶!有提拉米蘇、黑森林、蜂蜜蛋糕,還有好多好多喔!」一走進會議室馬上就被擺放在右邊走道的美食所吸引的巧音,興奮地喊著。

「唔,這些一張又一張的白報紙到底是要做甚麼用的呢?」魯統利主任推著他的金質細框眼鏡,仔細地打量著已經預備好在牆上的大型白報紙。

「99、100、101、102……今天真的是全體大動員了吧!」老早就已經坐在椅子上的阿同伯默默地數著現場的座椅數量,心裡想著到底會有多少人來。

只見現場你一言我一語的,進來會議室的每個人似乎都感受到今天是個很不一樣的會議。

「今天是怎麼搞的?只知道老董說今天要我們都放下手邊的工作,來個大型的討論會。一進來就看到擺了這麼圍著一圈又一圈的椅子,又不是要開尾牙。」看到早上的場景,Angel十足地嚇了一跳,一臉疑惑地問著大衛。

「是啊。妳看旁邊還有一排排的零食、點心、熱食,這根本就像是在開同樂會了嘛。」大衛環顧著四周,臉上一樣也是掛著許多問號。

「不過大衛你看,四周的牆壁十大區塊貼著一張張的空白大海報紙耶。」Angel的好奇心驅使她仔細觀察著四周不一樣的布置。

「或許真的是很不一樣的討論吧?真不曉得老董在賣甚麼關子。前幾天看他還這麼憂心忡忡的,怎麼今天就突然變了個樣?而且現在東科正面臨著重大危機的緊要關頭啊,真不曉得他怎麼還能這麼笑臉迎人。」大衛一語道出今天每位員工看到趙董事長時內心的聲音。

前些日子對於西奇集團一天又一天用放大鏡檢視東科的缺點,趙東董事長原本期望與各部門的高階主管們緊鑼密鼓地開會後,能夠想出甚麼良方來,但是各個大小會議上,卻只看到各部門主管之間的互相規避及指責,對於如何改善甚至是回應對手的指控卻仍是一籌莫展。

馬拉松式的會議完後,也只能由各個部門主管再向各自的部屬施加壓力要求盡快改善缺點,就像一盤散沙一樣。因此,全公司上下都瀰漫著一股重大危機感,就像處於高度的壓力鍋底下,隨時都會爆開!

誰也沒想到,趙東董事長今天卻要大家都放下手邊的工作來這邊「討論」?

只見公司除了留守辦公室的行政助理之外,其餘大部分的人都來了。

「今天的機會很難得,我們邀請到在引領產生集體智慧領域中頗有盛名的歐教授,帶大家進行OST的討論活動……」這時氣質出眾的Cindy手拿著麥克風,用她最甜美的聲音唸著拗口的名詞,開啟了這一整天的序幕。

Cindy將她的麥克風轉交給了相貌十分和藹的歐教授。「大家早安!OST又叫做『開放空間技術』,可能大家都沒聽過,但沒有關係。我知道現在東科集團正面臨著重大的危機,相信你們一定很希望能夠度過這個難關。但要能夠度過這個難關,只有倚靠你們共同的智慧才可以克服。只需要掌握幾個基本原則,保證你們今天就會很滿意地走出這個會場的!」站在圓心的歐教授精神抖擻地開始介紹今天活動的流程。

聽到歐教授的話,有人馬上開始露出狐疑的表情。有人則心想:有這麼神嗎?

「我知道大家都在懷疑,有懷疑的精神是很好的,但或許你們可以等到晚上活動結束後,再來看看我講的這句話到底對不對!」歐教授似乎對於一般人初次接觸時不可置信的表情十分習慣,繼續講了下去。

歐教授接著拿起了早已準備好的大字報,開始宣布今天要遵守的簡單的四個原則:

1. 只要來的人就是對的人。

2. 不論何時開始都是對的時間。

3. 發生任何的事都是對的事。

4. 該結束的時候,討論就結束了。

「除了這四個原則之外,你們還可以選擇扮演蜜蜂或蝴蝶。當你們選擇了某一個議題的時候,能夠專注持續在這一個議題上做發想、討論或記錄,這就是蜜蜂;而你們也可以在各個議題中遊走,去貢獻你們的智慧,就像是蝴蝶一樣到處飛來飛去,為各個議題添加色彩。另外,還有最重要的雙腳法則,就是當你覺得自己在某一個議題沒有生產力的時候,不要覺得難為情,這是OST賦予大家的權利。請馬上啟動你的雙腳,走到你覺得可以貢獻的地方。」歐教授簡單地講完之後,現場又是一片感到不可置信的喧鬧……

平常習慣聽講師講課的巧音,遇到這種情況有點無法接受:「嗯?就這樣?講師5分鐘就講完了?那接下來要做甚麼?」

「只要做到這幾個原則,可以產生不一樣的想法解決公司的危機?」聽完歐教授宣布的東西,Angel馬上偷偷靠著大衛的耳朵講出心底一陣陣的質疑。

「管他蜜蜂還是蝴蝶的,反正我們之前開會開了老半天也沒想出甚麼好辦法來,或許就先照著歐教授這樣做囉。」對於歐教授的話,大衛雖然也感到很懷疑,但一想到現在也沒有甚麼好方法。他一邊安撫著Angel的情緒,一邊暗自祈禱透過這個OST,真的能夠帶來不一樣的效果。

甚麼是OST

OST是Open Space Technology的英文縮寫,即「開放空間科技」的簡稱。

創始人為哈里森‧歐文(Harrison Owen)。其目的是透過「圓圈」,讓人們在其中,可以真誠、開放、自由地溝通,打開一個讓創新得以生存的空間。

歐文曾經花了為期一年的時間籌備一個250人的國際會議,他發現雖然會議整體的感覺很棒,但其中最有用的,卻是完全沒有花費心力籌備的「咖啡茶點時間」。這促使他進一步深思,如何才能夠把咖啡茶點時間所呈現出來的綜效與興奮感,和好的會議所應具備的成效結合在一起?

他回憶起1960年末在西非賴比瑞亞內地的一個小村落中,為村落中男孩的成年禮所舉行的為期4天的各種儀式及慶典。他發現在慶典之前,並沒有類似像計畫委員會的組織,但是這500人的村落,卻可以用開心的方式,自我管理了4天。這是怎麼辦到的?他發現有4項特色:

1. 圓形環狀排列的村落,中心是開放的空間:透過「圓」創造溝通。

2. 慶典由外向內再由內向外,使圓圈充滿活力:提供自然的呼吸韻律。

3. 社群公布欄:提供人們以簡單的方式,確認大家對甚麼感興趣。

4. 村落市集:用有秩序的方法,將大家的興趣匯集出來。

歐文創立開放空間技術的概念,就是透過這個經驗所激發的靈感。

 

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