当员工工作分心时

当计算机变成办公室的必备品，网络与手机变成普遍的沟通工具之后，上班要专心工作就变得更困难了。手机的发明让人可以随时随地都可以沟通，也能让人在任何时间、地点被响起的手机所打扰，甚至是中断手上正在进行的工作。

因特网的出现是信息超载的开始，人们每天光是读取以及回复Email便会花上许多的时间。除此之外，许多上班族还会在上班时使用实时通讯软件（例如：MSN Message），在工作中随时都会有朋友、同学或同事传送讯息。当然，偶尔也难免在网络上闲话家常一番。除此之外，员工还可以透过网络逛拍卖网站、观看股市行情与网络新闻、浏览旅游网站或部落格，甚至到交友网站认识新朋友。所以，有时候要员工上班的时候专心于工作，还真的不太容易。

工作分心所造成的问题

员工上班的时候心不在焉，首先可能面对的问题就是工作无法如期完成，而且还有可能因为分心忽略了重要的细节，造成决策上的错误。根据美国曼哈顿顾问公司（Manhattan consulting firm）首席分析师强那生‧史琵拉（Jonathan Spira）的研究推测，美国企业每一年因为工作分心所造成的经济损失高达6,500亿美元。工作分心除了造成自身工作效率降低之外，还可能会影响到其他同事，对部门的工作造成影响。毕竟「独乐乐不如众乐乐」，员工在工作分心的时候，分享同乐的对象很可能就是其他正在工作的同事。

工作分心的原因

工作分心的原因众多，大致上可以分为两种。首先，是工作设计方面的问题。工作设计的不良容易让员工在工作中经常产生多余的时间，使员工容易无所事事。通常有下列几种情况：

一、工作的内容有季节性或是工作量有尖峰、离峰的差别。例如：公司的财务或会计人员，可能在每月进行结报工作的时候会特别忙碌。或者是生产管理人员在旺季赶工出货的时候就会比淡季的时候忙碌，而在离峰的时间就容易产生上班无所事事的情形。

二、组织人员编制过于宽松。有时候一个部门的工作可能只需要三个人就可以完成，但是组织编制却有六个人。变成两个人做一个人的工作，自然会多出许多时间而易造成工作上的分心。

三、工作内容缺乏成长、学习的空间。工作的内容如果多半属于重复性与例行性作业，而且工作的内容也不需要员工投入较多的心力来学习成长，就容易使员工将心思放在工作以外的事物。

另一种员工工作分心的问题主要来自于员工个人的问题，包括了员工的能力与自律心不足等问题。员工受限于能力、情绪而无法专注于工作上，而无法达成工作上的要求。

工作分心的解决之道

工作分心的情形一般而言可以从组织编制、工作内容以及员工训练三方面着手进行改善。

一、检视组织编制：对各部门的工作内容进行工时分析，了解每部门工作需要多少的人力？各需花费多少的时间？工作量有无尖峰与离峰的分别？是否可以以弹性人员（例如：工读生或是约聘人员）加以因应？适当的组织编制有助于员工上班时专心在工作上，而不会因为人员浮编而无所事事。

二、检视工作内容：当员工日复一日做着重复的工作时，时间一久必定会觉得工作无趣。因此管理者可以藉由「深化」工作内容，例如：让员工参与更高一级的会议或是鼓励员工进一步钻研工作领域的专业。在另一方面可以「增广」工作内容，藉由工作轮调让员工接触不同的工作范畴，同时可以进行管理人才的训练与培养。

三、加强员工训练：员工因为个人因素产生工作分心的问题，首先，可以加强员工时间管理的技巧。其次，可以进行员工的OJT（On Job Training）职内训练，辅导员工可以让工作上轨道。

让员工专注于工作、提高工作效率是管理者的责任之一，但要注意的是千万不要矫枉过正，连员工偶尔的休息或上厕所也当作是员工在混水摸鱼。届时不但无法提升工作效率，还可能造成反效果。