去蕪存菁 學習亞馬遜的提案方法

書名：amazon絕對思考

作者：星健一

譯者：游韻馨

出版社：星出版

類別：領導力、領導者、企業管理、企業文化、企劃

出版日期：2023年1月5日

亞馬遜簡報禁用PowerPoint一事，早已傳遍業界。關於貝佐斯禁用PowerPoint的原因，公司內部流傳很多版本，我覺得最有可能的是與外部顧問公司有關的故事。

話說亞馬遜剛成立的時候，貝佐斯委託顧問公司提案，希望能夠建立服務的基礎架構。顧問公司使出渾身解數製作PowerPoint，簡報展示宛如高級連環畫劇的視覺效果，卻沒有具體方案，貝佐斯因此勃然大怒。

通常，一般人使用PowerPoint做簡報，只會在檔案上簡單列出重點，然後靠口頭說明補充細節。有的人會插入大量精美圖表或用動畫輔助，然而簡報結束後回頭看，卻發現重點全都是口頭報告，資料上卻沒寫太多，令人「一頭霧水」。

▲亞馬遜創辦人貝佐斯在公司內禁用PowerPoint簡報，規定以1頁或6頁的商業文件取而代之。Adobe Stock

商業文件以1頁或6頁形式寫成

亞馬遜內部的商業文件，必須以1頁或6頁A4篇幅的「敘事形式」寫成，用「說故事」來傳達你想說的話。

基本上，在公司內部提出的報告書等文件資料，要簡潔地統整在1頁裡。如果是年度預算書或大型企劃提案，則統整在6頁裡。如果需要列出詳細的數據或補充資料，則「附件」頁數不拘。

在6頁文件的會議上，一開始的15～20分鐘，會先讓所有成員閱讀文件內容。在安靜無聲的會議室裡，所有人專注閱讀文件，氣氛顯得十分嚴謹。

接著，出席者會根據每一頁的內容向提案者提出質疑，提案者必須一一回答問題，再根據大家的反饋或建議進行討論。基本上，與會成員會一直追根究底提出問題。提案者必須事先掌握並理解這項提案的所有細節，才能夠有條理地回答所有問題，同時要具備說明能力和說服力，才能讓與會者對企劃案產生共鳴。

2009年，亞馬遜開始徹底實行1頁與6頁企劃案規定，現在大家都已經習慣學會整理自己的思緒，在固定格式中建構自己的論述主旨，並捨棄無謂的細枝末節。

內部文件的五個目的

亞馬遜要求員工撰寫上述的文件，並且經過一連串討論過程的目的如下：

①效率化：事先讓所有人看過企劃案，取得必要資訊後，能立刻開始討論。既可縮短會議時間，又能做出好的結論。

②提升問題與討論的品質：所有人獲得相同資訊，可以深化提問內容，提出有建設性的意見，明確討論方向。

③維持現場的公平性：會用震撼性投影片做簡報的人很容易引人注目。若統一以書面文件做簡報，所有與會者都能公平地說明自己的想法，讓人更容易理解提案者的創意與戰略。

④戰略性思考：撰寫文章的過程，有助於提案者根據數據和事實思考，可以詳細說明來龍去脈，以說故事的方式傳達。PowerPoint容易流於表面事實或基礎數據，無法深入說明。

⑤記錄過去的想法與決議事項：有些成員因故無法出席會議，新聞稿形式的企劃書可以讓他們輕鬆掌握企劃內容。將來若是想要再次確認當時決定這件事的背景原因，新聞稿是最有用的文件，也方便搜尋保存。

貝佐斯要求的高度文章力

貝佐斯對文章的品質要求很高，他認為：「完整的構句比較難寫。每個句子都包含動詞，每個段落都有主題句。沒有清晰思路的話，不可能以敘事架構寫出一份六頁書面文件。」

那有沒有什麼規則與格式可以遵循呢？我分享一些重點。

書面文件的製作規則

基本規則

①檢查與校訂過程

用字與文法絕對不能出錯，是寫作基本，出錯會降低可信度，也容易讓與會者分心。因此，提案者必須不斷檢查與訂正，然後再請同事或上司複查。這個過程會讓提案者有新的發現，可以提升文件品質。

②按照格式寫

書面文件第一段一定要表達明確的目的，清楚說明提案原因。這份文件的目的是要做出結論？還是深入挖掘企劃案或程式的某個面向？目的不同，必要元素自然也不一樣。

③內容簡潔

先問自己想對與會者說什麼？主題旨趣是否明確？文件不要包含冗贅的詞彙、文句與段落。

④不用模糊不清的字句

模糊不清的字詞沒有重點，盡可能以資料或數據闡述。例如，應該避免使用像是以下的英文單字：should, might, could, often, generally, usually, probably, significant, better, worse, soon, some, most, fewer, faster, slower, higher, lower, many, few, completely, clearly……

這些單字都沒有明確說出具體差異。關鍵是要舉出實際數據，讓人一看就知道與競爭對手相比少多少或快多少。我曾因為使用「significant」（顯著、重要）這個字，被人細問：「為什麼你提的○○很重要？」

與內容有關的規則

①為與會者而寫

首先，請思考誰會看這份書面文件？相關與會者對這件事情了解多少？對與會者來說，最重要的是什麼？如果你希望與會者做決定，你給的資訊是否足夠？

②文章開頭最重要

文章開頭第一段，決定整份文件給人的印象，因此文句一定要正確，意思一定要明確。

③架構完整

再三確認內容是否夠精簡？論點是否清晰？各段落的主題是否完整？是否基於具體數據做出結論？解決對策的提案，有沒有任何問題？

④理由明確

書面文件一定要建構明確的故事。統整提問、背景、分析與結論，清楚呈現。去除主觀的想像，清楚、客觀地呈現提案的理由。

⑤為何這次的提案很重要？

利用數據佐證這次企劃案的重要性能為事業帶來多少好處。

⑥提案的目標族群是？

清楚說明誰是這次提案的受惠者。

⑦何時可以實施？

若會議會提到企劃案的實施時期，請務必在企劃案中說明清楚。明確的規劃時程，表現出提案者的認真程度。

⑧適當使用圖表

使用表格、圖表或圖示時，一定要再三確認是否恰當。若要使用圖表，請先自問這是說明數據的最好方式嗎？如果要用圖表，請用長條圖，不用圓餅圖。人類可以一眼看出長度，但無法立刻準確比較角度與面積。此外，距離遠近會影響立體圖的正確性，因此避免使用立體圖。

關於簡報過程

①會議進行時

書面文件的提案者，也就是會議主持人，必須掌控全場。會議一開始要明確傳達開會目的，例如：這次會議的目的，是要「做決定」或「請求上級核可」，如果還有其他目的，也要說明清楚。與會者是否能夠做出決定，達成開會目的，就是提案者的責任。

②承認錯誤

假設有人提出錯誤，要大方承認。從錯誤中學習，避免犯相同錯誤才是最重要的。

③接受批評，學習教訓

與會者會積極提出自己的意見，有些意見很嚴厲，主持人一定要做筆記。雖然沒必要跟進所有發言，但要抱持開放的態度，檢視自己寫的內容。

文件格式範例

亞馬遜每種書面文件都有制式的構成要素，可以從中了解亞馬遜的書面文件追求的重點。

• 1頁文件

提出「Progress Report」（進度報告）時，要包含：

– Introduction（緒論、統整、結論）

– Overview of Plan（計畫概要）

– Review of Progress（進展狀況）

– Changes in Plan Since Last Update（從上一次報告後的更動與變化）

– Overview of Risks（風險概要）

– Next Steps（後續步驟）

• 6頁文件

提出「Project Proposal」（企劃案）時，要包含：

Part 1: Press Release 1 pager（一頁新聞稿）

Part 2: Main Document 6 pager（六頁主文件），說明：

– Introduction（緒論、統整、結論）

– Customer Need（顧客需求）

– Market Opportunity（市場商機）

– Business Case（業務案例）

– Risks（風險）

– Estimate of Effort（概算的開發時期）

– Timeline（上市行程表）

– Resources Required（需要的資源）

Part 3: Q&A（設定問答集）

Part 4: Appendices（附錄）

Part 5: Financial Model（財務模式、損益表試算）

（以上節選自《amazon絕對思考》第6章〈Still Day One──保持第一天心態〉第226頁～第238頁）